Non di rado, negli ultimi anni, le imprese hanno vissuto un punto di rottura interessante: non deve essere necessariamente una crisi a far sorgere il dubbio di dover guardare al presente e al futuro, integrando nuovi sistemi, Spesso è il contrario: è la crescita a far scattare un la rivoluzione. L’offerta si allarga, i collaboratori aumentano, arrivano agenti e rivenditori, i flussi si moltiplicano. È esattamente in questo punto che si trovava Novalinea Arredo quando ha iniziato a lavorare con ProJEcta. Vediamo come integrare un ERP funzionale può avere degli effetti sulle imprese, toccando uno dei temi più importanti al momento: la digitalizzazione.
Novalinea Arredo: quando la crescita supera gli strumenti
Novalinea Arredo è un’azienda artigianale specializzata nella produzione di scale su misura in legno, vetro, metallo e accostamenti tra questi materiali. Nel tempo l’offerta si è allargata fino a comprendere pavimenti, soppalchi e complementi d’arredo. Un’evoluzione naturale per un’azienda che lavora su commessa e che ha costruito la propria reputazione sulla capacità di personalizzare ogni progetto.
Ma questa stessa flessibilità, che è un punto di forza sul mercato, generava complessità interna. Gestire preventivi personalizzati per prodotti su misura non è mai semplice: ogni richiesta è diversa, ogni configurazione richiede attenzione, e quando ad accedere al sistema sono agenti, rivenditori e utenti interni con esigenze diverse, il rischio di disallineamento è alto.
La direzione aveva bisogno di qualcosa di preciso: uno strumento unico, accessibile da qualsiasi dispositivo, così da seguire un ordine dal primo contatto con il cliente fino alla spedizione del prodotto finito. In breve, serviva un sistema integrato che parlasse una sola lingua.
Un flusso unico dal primo contatto all’ordine in produzione
La soluzione costruita insieme a ProJEcta si basa sulla piattaforma JE, modulare e adattabile alle specificità del settore manifatturiero. Il punto di partenza è stato il preventivatore: JE-Portal è l’applicazione web che permette di creare, modificare e monitorare i preventivi, oltre a gestire l’anagrafica di clienti e prospect. È stato configurato sulle reali esigenze di Novalinea, con livelli di accesso differenziati per ogni tipologia di utente, dagli agenti sul territorio fino alla direzione.
A questo si è affiancato JE-Builder, il configuratore tecnico-commerciale che semplifica la generazione di preventivi anche per prodotti complessi. Uno strumento utile anche per diversi aspetti, considerando che riduce i margini di errore e velocizza un processo che, fatto manualmente, richiede tempo e competenza tecnica.
Il salto successivo è stato l’integrazione con la produzione. JE-ERP gestisce i flussi amministrativi e operativi, mentre JE-MES, il sistema per il controllo dell’avanzamento di produzione, porta il monitoraggio direttamente in fabbrica. I dati di fabbrica vengono raccolti tramite JE-Mobile, che permette agli operatori di aggiornare lo stato delle lavorazioni da dispositivi mobili. In questo modo il flusso è continuo: dall’acquisizione dell’ordine allo sviluppo della commessa produttiva, fino alla logistica e alla spedizione.
Agenti, rivenditori e direzione: tutti connessi in tempo reale
Novalinea lavora con una rete di agenti e rivenditori che operano fuori dall’azienda, spesso da contesti diversi e con esigenze specifiche. Prima dell’implementazione, questo significava gestire richieste, aggiornamenti e dati attraverso canali separati, con tutto ciò che ne derivava in termini di tempi e possibilità di errore.
Con JE-Portal la situazione è cambiata. Agenti e rivenditori accedono allo stesso sistema della sede, con permessi calibrati sul loro ruolo. Possono caricare nuovi preventivi, consultare l’anagrafica clienti, seguire lo stato degli ordini; e tutto da pc, tablet o smartphone, senza dipendere da chi si trova fisicamente in ufficio. I dati che inseriscono sono immediatamente visibili all’interno del database aziendale, senza passaggi manuali né margini di disallineamento.
Anche la direzione ne ha beneficiato, considerando la possibilità di avere i dati aggiornati in tempo reale. Non è più necessario attendere oggi il report settimanale o doverlo sollecitare nel tempo: le informazioni ci sono, sono affidabili, e possono essere usate per prendere decisioni operative e strategiche con più rapidità.
I risultati: decisioni più rapide, dati sempre aggiornati
La digitalizzazione non è in alcun modo appannaggio solo delle realtà industriali su larga scala. Novalinea è la dimostrazione che non è così. Un’azienda che lavora su misura, con una produzione flessibile e una rete commerciale distribuita, ha tanto, se non di più per certi versi, da guadagnare dall’integrazione digitale.
A risultare maggiormente ordinato è il flusso, il motore di ogni impresa, ciò che collega ogni fase del processo. Prima numerosi passaggi e operazioni venivano gestite con strumenti diversi, spesso scollegati tra loro. Oggi avvengono all’interno dello stesso sistema, con una base dati unica e coerente.
Non si lavora più tra dati sparsi ovunque, e la produzione avanza in modo tracciato: è una trasformazione “epocale”, ed è per questo che è importante avere al proprio fianco un partner in grado di delineare la rivoluzione senza far perdere all’impresa la propria identità.